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Raus aus dem Datenchaos – 9 Tipps für mehr Ordnung

Dieser Beitrag ist für mich wie die Teilnahme in einer Sitzung einer Selbsthilfegruppe. Der erste Schritt ist es anzuerkennen, dass ich ein Problem habe. 14.164 ungelesene Mails, 8.720 unsortierte Fotos – allein auf dem Smartphone. Den Laptop mag ich gar nicht erwähnen. Es ist gruselig. Deshalb freue ich mich über diesen Artikel und hoffe du nimmst genauso viel mit, wie ich. Los geht’s!

1. Datenberg sinnvoll unterteilen 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Ich unterteile meine Daten in ‚Privat‘, ‚Selbstständigkeit‘, ‚Nebenjob‘ und ‚Universität‘. Vor allem auf dem Laptop, der zur Zeit nur noch im Schneckentempo arbeitet, weil er vor lauter Daten so überlastet ist, hilft die Unterteilung für einen schnellen Überblick. Auf dem Smartphone nutze ich ebenfalls Kategorien um aufzuräumen: Social Media, News, Organisation, Foto-Tools, und so weiter. 

2. Desktop ordnen

Es soll Menschen geben, die alles wild auf ihrem Desktop ablegen bis dieser so voll ist, dass nichts mehr geht. So weit ist es bei mir noch nicht, aber ich spüre starke Tendenzen so ein Mensch zu werden. Merke: Auf dem Desktop haben Dokumente, Dateien und Fotos nichts zu suchen. Das ist der Anfang vom drohenden Datenchaos. Hier hilft nur eine gute Ordnerstruktur.

3. Ordnerstruktur anlegen

Irgendwann habe ich so eine Ordnerstruktur mal angelegt, aber nicht konsequent durchgezogen. Wie du deine Ordner strukturierst, hängt ein wenig von deiner Arbeitsroutine ab. Aber du musst das Rad definitiv nicht neu erfinden. Bilder, Videos, Dokumente, Downloads und Programme – viele Betriebssysteme haben schon eine vorgegebene Struktur. Manche Ordnungsfanatiker*innen behaupten, mehr als sieben Unterordner pro Ordner seien unvorteilhaft. Ich bin mir da nicht so sicher, aber ich habe auch über 14.000 ungelesene Mails. Deshalb scheint die 7-Ordner-Regel vielleicht doch ganz sinnvoll. Was auf jeden Fall hilfreich ist, sind Ordnernamen mit Datum (JJJJ-MM-TT) und Projektnamen. So hast du direkt alle Ordner sortiert.

4. Aussortieren

Ohne Aussortieren und Löschen der unnötigen Daten kann keine Ordnung entstehen. Das ist aber auch der schwierigste Part, deshalb fange ich mit den einfachen Dingen an – das Löschen von unnötigen Apps, Programmen und doppelten Dokumente. Danach widme ich mich den Fotos und Videos, die nicht nur meinen Smartphone-Speicher an seine Grenzen bringen, sondern auch automatisch auf dem Online-Server von Google Fotos synchronisiert werden. Wenn ich die Google Foto-App öffne und auf ‚Speicherplatz freigeben‘ klicke, werden automatisch alle Fotos von meinem Smartphone gelöscht, die in der Cloud gespeichert sind.

Jetzt könnte man sich zu Recht fragen, ob es so schlau ist, dass Google theoretisch in alle privaten Fotos reinschauen kann, aber das ist wieder ein anderes Thema. Auf jeden Fall habe ich jetzt auf einen Schlag 6.717 Fotos weniger auf dem Handy gespeichert. Das Datenchaos befindet sich nun in einer Cloud. Dass ist ein bisschen so, als ob man sein Zimmer aufräumt, indem man einfach alles in den Schrank stopft und die Tür zumacht. Man sieht es nicht mehr, aber das Chaos ist noch da. Also doch eher eine kurzfristige Lösung. Um das Löschen von Fotos und Videos komme ich wohl nicht umher. 

Datenchaos

Nach Jahren des Verdrängens sind meine Mails endlich wieder im Zweierbereich.

5. Mail-Account entmüllen

Um hier dem Datenchaos Herr(in) zu werden, bestelle ich zuerst alle Newsletter ab. Sollte ich danach wirklich einen vermissen, kann ich diesen Newsletter jederzeit wieder abonnieren. Mein Posteingang ist nur so voll, weil ich so viele Mails bekomme, die für mich nicht wichtig oder uninteressant sind. Tatsächlich ist mein privater Mail-Account der Schlimmste, denn bei den beruflichen Mails muss ich den Überblick irgendwie behalten, sonst funktioniert nichts mehr. Da die Mails in meinen Posteingang alle ein Label haben (‚Werbung‘, ‚Soziale Medien‘, etc.), kann ich danach beginnen die Mails zu löschen. Bei den beruflichen Accounts schaue ich zweimal am Tag rein und arbeite alle Mails direkt ab. Dadurch werde ich nicht ständig von hereinkommenden Mails abgelenkt und am Ende des Tages ist mein Postfach leer.

6. Online-Speicher nutzen

Ich habe schon die Google-Cloud erwähnt. Diese und die Dropbox sind meine größten digitalen Abstellkammern. Wenn ich neue Daten hochladen will, muss ich, vor allem in der Dropbox, häufig etwas löschen. Das kann mich schon mal so doll nerven, dass ich einfach ganze Ordner lösche – manchmal sogar schöne Urlaubserinnerungen. Damit es nie wieder zu solchen Kurzschlussreaktionen kommt, sortiere und lösche ich nun auch hier ganz bewusst. Manche Daten kommen auf die externe Festplatte, unwichtige wandern in den Papierkorb.

7. Datenmüll vermeiden

Sowohl auf dem PC, aber auch auf dem Smartphone, befinden sich einige Daten, die ich einfach nicht mehr benötigte. Zum Datenmüll gehören Flug- und Bahntickets sowie alte Uni-Projektarbeiten. Meine Handy-App zum Scannen hat beispielsweise 206 Dokumente abgespeichert. Vieles davon ist sogar noch mal im Mail-Account gespeichert, weil ich die Dokumente irgendwann verschickt habe. Ihr merkt, hier ist großes Potenzial auszumisten.

8. USB-Sticks sortieren

Die kleinen Helfer in Form von USB-Sticks sind nicht dafür da, um Daten lange aufzubewahren. Sie sind eher als mobiler Datentransfer gedacht und trotzdem habe ich drei dieser Sticks, vollgestopft mit Daten, in meiner Schreibtischschublade. Also auch hier das gleiche Schema: Daten durchschauen, gegebenenfalls Daten löschen und den Rest auf die angelegte Ordnerstruktur auf dem PC verteilen.

9. Backups erstellen

Bisher habe ich mir kaum Gedanken um Backups gemacht, weil ich meine Daten doppelt und dreifach auf allen möglichen Geräten liegen habe. Das ist allerdings sehr unsicher und hat mich schließlich in diesen Datenchaos-Schlamassel gebracht. Mein Freund ist da gewissenhafter und nutzt eine externe Festplatte für regelmäßige Backups mit dem Apple Programm Time Machine, dass automatisch ein Backup erstellt, sobald die externe Festplatte eingeschaltet wird. Das nutze ich nun auch für den Mac. Übrigens funktioniert Time Machine auch ohne externe Festplatte, dann erstellt das Programm alle paar Stunden ein Backup, welches auf einen partitionierten Teil der internen PC-Festplatte gespeichert wird. 

Kurz & Knapp

Smartphone

  1. Fotos und Videos regelmäßig durchschauen und löschen.
  2. Auch hier mit einer Ordnerstruktur arbeiten, um den Startbildschirm übersichtlich zu halten.
  3. Alte Dokumente löschen.
  4. Nur Apps behalten, die man auch wirklich nutzt.
  5. Clouds nutzen, um mehr Speicherplatz zu haben.

PC

  1. Keine Dokumente und einzelne Dateien auf dem Desktop speichern.
  2. Ordnerstruktur beachten.
  3. Ordner einheitlich betiteln (JJJJ.MM.TT-Projektname).
  4. Clouds regelmäßig ausmisten.
  5. USB-Sticks nur als kurzfristige Datenablage nutzen.
  6. Backups erstellen.

Teaserbild: unsplash.com/ Farrel Nobel

Eva kam durch Vrenis legendären Flohmarkt zu neverever.me - nach einem Praktikum war klar, hier möchte sie bleiben. Jetzt ist Eva heißgeliebter Bestandteil des Teams. Nachhaltigkeit und Veganismus sind ihre Herzensthemen. Wenn sie nicht bloggt, dann findet ihr sie in der Uni-Bibliothek, wo sie (mal mehr mal weniger fleißig) für ihre Bachelorarbeit recherchiert.