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Diese 3 Techniken helfen dir fokussiert zu arbeiten

Nirgendwo sonst sind wir so stark mit Stress konfrontiert, wie in unserem Arbeitsleben. Schnell noch diese eine Sache erledigen, den Anruf tätigen, die Präsentation fertig machen oder das Projekt endlich angehen. Oftmals verlieren wir vor lauter Möglichkeiten und immer weiter wachsender To Do-Liste den Überblick und vergessen vor allem leicht die Aufgaben, die wirklich wichtig sind.

Um dem entgegenzuwirken, lohnt ein Blick auf bewährte Techniken, die dabei helfen fokussiert zu arbeiten. So behält man leichter den Überblick, kann besser priorisieren und im Idealfall nur halb so gestresst aus einem Arbeitstag gehen. Welche Techniken sich dafür besonders gut eignen, erfährst du hier.

Eat The Frog

Eat The Frog ist eigentlich eine ganz simple, wenn auch wirkungsvolle Methode. „The Frog“ bezeichnet die Aufgabe, die dir entweder am schwierigsten fällt oder besonders viel Zeit und Energie frisst. Das kann also ein lästiges Telefonat sein, vor dem du dich bis dato drückst oder die umfangreiche Steuererklärung. Den Frog bestimmst du selbst.

Wir neigen dazu die unbeliebten Aufgaben immer weiter nach hinten zu schieben. Oftmals soweit, dass wir sie gar nicht erledigen. Das Problem bleibt jedoch und die nicht erledigte Aufgabe sorgt im Hinterdruck für unnötigen Stress und nicht selten auch für unangenehme Gefühle.

Das Eat The Frog-Prinzip geht auf den amerikanischen Author und Erfolgscoach Brian Tracy zurück, der bereits vor mehr als 15 Jahren ein ganzes Buch über das Thema schrieb. Das Credo ist denkbar einfach: Die unangenehmste Aufgabe des Tages wird als erstes erledigt.

Die Vorteile

  • Unangenehme Aufgaben häufen sich nicht an und enden in einem riesigen Berg voller negativer Gefühle.
  • Nach dem Frosch hat man eigentlich nur noch schönere Aufgaben zu erledigen.
  • Das Zeitmanagement verbessert sich.
  • Man fühlt sich gestärkt für den Tag („Heute kann mir keine*r mehr was!“).
  • Die Prioritäten sind klar gesteckt. Die Arbeit wird entsprechend der Priorität erledigt.

Tipps, um Eat The Frog anzuwenden

  • Erkenne den Frosch: Frage dich, welche Aufgabe würde ich am liebsten verschieben?
  • Überfordere dich nicht: Wenn die Gesamtaufgabe zu groß ist, ist es kein Problem, kleinere Teilaufgaben zu schaffen. Jeder Schritt zählt.
  • Belohne dich selbst. Hast du eine wirklich unangenehme Aufgabe geschafft, erkenne das auch an.
  • Dokumentiere oder teile deinen Antwort. Um am Ball zu bleiben und die Motivation für die Eat The Frog-Methode hoch zu halten, ist es wichtig, dass du auch dementsprechend etwas zurück bekommst. Erzähle deswegen Freund*innen, Kolleg*innen oder der*dem Partner*in von deinem Erfolgserlebnis oder hake dir tatsächlich deine To Do-Liste oder Eat The Frog-Liste ab.

Um uns im stressigen Arbeitsalltag richtig fokussieren zu können, helfen schon ein paar kleine Techniken, die wir uns schnell aneignen können. © Chase Clark/unsplash.com

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik, also Tomaten-Technik, zielt auf unsere Produktivität ab. Die Wissenschaft sagt, dass wir produktiver sind, wenn wir regelmäßiger Pausen machen. Deswegen gibt die Pomodoro-Technik vor, in Intervallen zu arbeiten.

Die Methodik geht zurück auf den italienischen Unternehmer Francesco Cirillo, der bereits in den Achtziger Jahren auf die Tomate schwor. Warum eine Tomate? Ganz einfach Cirillo benutzte für das Stoppen der Intervalle eine Küchenuhr in Tomatenform. So war die Pomodoro-Technik geboren.

Wie funktioniert das Ganze? Am Anfang einer Aufgabe notiert man sich kurz, was dafür alles erledigt werden muss. Danach geht es ans Zeit stoppen. Nach jeweils 25 Minuten macht man 5 Minuten Pause. In dieser Pause hakt man ab, was man schon alles erledigt hat. Sind 4 dieser 30-Minuten-Einheiten (wird übrigens Pomodori genannt) rum, also nach zwei Stunden, macht man eine 30-minütige Pause.

Die Pomodoro-Technik hilft immens wirklich fokussiert zu arbeiten. Denn in den 25 Minuten Arbeitszeit konzentriert man sich nur auf die von einem gewählte Aufgabe. Jegliche Ablenkungen, die uns im Arbeitsalltag gerne mal begegnen, werden dafür ausgeschaltet.

Die Vorteile

  • Die Pomodoro-Technik zwingt zum Fokus.
  • Man kann verschiedene Aufgaben damit erledigen. Es ist also eine sehr flexible Methode.
  • Der Zeitraum ist nicht zu lang, um in Arbeit zu ertrinken. Aber auch nicht zu kurz, um nichts zu schaffen.
  • Wir werden leistungsfähiger, weil wir unserem Körper (und vor allem dem Gehirn) die notwendigen Pausen gönnen.
  • Wir haben das Gefühl, richtig gut etwas zu schaffen.
  • Wir bekommen ein besseres Zeitgefühl.
  • Zeitfresser werden von allein eliminiert.
  • Die Pomodoro-Technik kann auch als Lernhilfe für Klausuren oder Prüfungen verwendet werden.

Tipps, um die Pomodoro-Technik anzuwenden

  • Wähle die zu erledigende Aufgabe wie folgt: Entweder etwas, das in genau 25 Minuten zu schaffen ist. Oder mehrere kleine Aufgaben, die gut in 25 Minuten zusammen zu erledigen sind. Oder eine große Aufgabe, die in kleinere Einheiten geteilt werden kann.
  • Nimm dir nicht zu viel vor. Bleib bei der Einschätzung der 25 Minuten realistisch. Sonst wirkt es am Ende demotivierend, wenn du die Arbeit in dem Zeitfenster nicht schaffst.
  • Umso länger man sich am Stück konzentrieren kann, umso erfolgreicher werden die Aufgaben erledigt.
  • Eliminiere Ablenkungen so gut es geht: Zum Beispiel mit dem Entgegenwirken von zu lauten Umgebungsgeräuschen (Kopfhörer, Tür/Fenster schließen, usw.), das Ausschalten oder Umleiten des Telefons
  • Solltest du dich in einem Angestellten-Verhältnis befinden, macht es Sinn die Pomodoro-Technik, mit deinem*deiner Chef*in abzuklären. Sage ihm*ihr, warum du für einen gewissen Zeitraum nicht gestört werden willst. Vielleicht lässt sich die Methodik sogar im Team einführen?
  • Wenn sich die 25 Minuten für dich, gerade am Anfang nicht so gut eignen, verkürze den Zeitraum und schau mit welchem Zeitfenster du besser klar kommst.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix zielt wieder auf die Priorisierung von Aufgaben ab. Je bewusster du dir darüber wirst, was wirklich wichtig ist, desto eher kannst du wirklich fokussiert arbeiten. Namensgeber und Erfinder ist tatsächlich kein Geringerer als der ehemalige amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower. Er kam zu der Erkenntnis, dass sich alle Aufgaben in einer einfachen Matrix mit vier Quadranten widerspiegeln lassen.

Dabei wird lediglich in Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden. So entstehen die vier Felder „Dringend und wichtig“, „Nicht dringend, aber wichtig“, „Dringend, aber unwichtig“ und „Nicht dringend und unwichtig“. Diese vier Quadranten wiederum lassen sich mit etwas Übung relativ leicht bearbeiten.

Dringend & wichtig – erledigen
Nicht dringend, aber wichtig – terminieren
Dringend, aber unwichtig – delegieren (falls möglich)
Nicht dringend & unwichtig – löschen oder ablegen

Die Vorteile

  • Entscheidungen können leichter getroffen werden.
  • Man bekommt eine gute Übersicht über die anstehenden Aufgaben.
  • Die Prioritäten sind klar ersichtlich.
  • Projekte und Aufgaben können so klar gewichtet werden und damit auch besser von verschiedenen Leuten erledigt werden.
  • Zeitfresser werden schnell erkannt.

Tipps, um die Eisenhower-Matrix anzuwenden

  • Übe dich in der Priorisierung von Aufgaben. Sei wirklich ehrlich mit dir selbst, ob diese oder jene Aufgabe wirklich wichtig ist.
  • Überlege dir gut, an wen du Aufgaben delegierst. Nur weil eine Aufgabe für dich unwichtig erscheint, sollte sie nicht verantwortungslos bearbeitet werden.
  • Benutze für die Methodik keine zu komplexen Aufgaben. Die Eisenhower-Matrix eignet sich leider nicht für jedes Projekt.
  • Aufgaben (oder anderes), was im Quadranten „Nicht dringend & unwichtig“ landet, kann oftmals tatsächlich entsorgt werden. Wenn du dafür zu gewissenhaft bist, kannst du diese Dinge natürlich auch abheften.
  • Dinge, die terminiert werden, sollten nicht auf die lange Bank geschoben werden. Terminierung bedeutet, dass sie in den nächsten Tagen erledigt werden.

Titelbild: © Brooke Cagle/unsplash.com